Munkavállaló
Az ügyintéző itt tudja a munkavállalói kartonokon lévő adatokat karbantartani. Ezeket az adatokat a raktáros is áttekintheti – Munkavállalók (aktívak, raktárosok részére) menüpontban. A munkavállalók adatait mindig az ügyintézők rögzítik (a raktárosok ellenőrzés céljából vagy tájékozódásképpen megnézhetik).
Azokat a dolgozókat, akik munkaviszonyukat az aktuális évben kezdik, a programban új felvételesként kell kezelni (lásd Állapot fülön Új felvételes pipa). Ezeket a dolgozókat a raktárosnak és ruha ügyi előadónak ellenőrizni kell. Új felvételes addig marad egy személy, amíg fel nem szerelik (ld.: Egyenruha jegyzék Alapellátás).
Új személy felszerelése:
A telepítést követően minden ellenőrizendőnek jelzett dolgozó adatait ellenőrizni kell. (Előfordulhat az is, hogy azóta már felszerelték.) Ha már felszereltük, akkor az Újfelvételes jelölő négyzetből a pipát kivéve jeleznünk kell, hogy a dolgozót már felszereltük, ettől kezdve csak pont levonással igényelhet. A bejelölés nem automatikus, mert felszereléskor az igények felvitele több részletben, illetve FEOR változás miatt is történhet. Csak a ruha ügyintéző (kartonos) tudja, hogy mikor fejezte be a felszerelést, és mikor vegye ki a pipát. Ettől kezdve csak pontjai terhére igényelhet, és pont levonással jár az is, ha az alapellátást módosítja.
Akkor kell mindenképp ellenőrizni egy dolgozó adatait (ellenőrizendő pipa), ha a következő adatok közül valamelyik az IHIR-ben eltér a VEGÁ-tól:
Ha változás történt, akkor erről információt kapunk a programba belépéskor, ill. a Munkavállalók / Munkakör változások / Megváltozott mezők alatt. A változást a program figyeli, és ha eltérés van, akkor az ellenőrizendő jelölőnégyzetbe pipát tesz, hogy jelezze a raktáros és az ügyintéző felé a változást. Ebben az esetben a raktárosnak és az ügyintézőnek ellenőriznie kell a következményeket. Az ellenőrzés és javítás után a pipát ki kell venni. A raktáros csak akkor veheti ki a pipát (csak akkor aktív nála), ha az ügyintéző már ellenőrizte (kivette a „Ruhaügyi ea. ellenőrizendő” pipát). A ruha átvételét annál a dolgozónál nem engedi a program, amelyiknél a Kiadás tiltás be van pipálva.