Leltározni kívánt objekutmok
A fenti ábrán egy eszköz típusú leltár rekord kiválasztó ablaka látható. Ebben az állagbantartónál található eszközök jelennek meg. Kiválasztáshoz használhatók a szűrési feltételek, majd a bal szélső oszlopban található pipákkal jelöljük ki a felírni kívánt eszközöket. A Választó aleszköztár gombjaival gyorsíthatjuk a rekordok kijelölését. A Kiválasztottak felírása gomb bezárja az ablakot és hozzáadja a kijelölt eszközöket a leltártételhez.
Csoportos leltárnál az itt megjelenő választó ablak tartalma a leltárcsoport típusától függ. Ha például helyiség szerinti leltárcsoportok választottunk, akkor a következő ablak jelenik meg:
Itt jelölhetjük ki a leltártételhez felvenni kívánt helyiségeket. Az Új bejegyzés gombbal új helyiséget hozhatunk létre. Csoportos leltárnál fontos, hogy például egy helyiség leltártételhez történő hozzáadása a helyiségen lévő összes eszközt és magát a helyiséget is lezárolja. Ugyanígy, ha egy használó szolgálati helyet veszünk fel a leltárba, annak összes helyisége, szerszámkönyve, eszköze zárolva lesz.
Amíg a leltártétel nincs letöltve vonalkód olvasóra, kinyomtatva vagy lezárva, addig módosíthatjuk a leltártétel tartalmát: új objektumokat adhatunk hozzá, törölhetünk, de természetesen mindig a leltár típusának megfelelően.
Ha végeztünk a leltártételek összeállításával és már nem akarjuk módosítani, akkor a leltárfejben lévő [Jóváhagyva] mező kitöltésével (dátum megadása) lezárhatjuk a leltár összeállítását. Néhány esetben ez a leltárellenőr jóváhagyását jelenti. Csak ezután lehetséges a kézi leltár esetén a leltártételek kinyomtatása, vagy gépi leltárnál a letöltés vonalkód olvasó eszközre.